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L'IETF utilise, pour le cœur de son travail de normalisation, l'Internet : listes de diffusion, forge de documents, outils divers de travail en groupe. Mais il y a quand même des réunions physiques, trois par an, rien ne remplaçant à 100 % le contact direct. Les discussions sur les lieux de ces réunions sont un des sujets favoris à l'IETF et ce RFC résume les règles actuelles de sélection d'un lieu. Pour savoir pourquoi il n'y a jamais eu de réunion en Inde, une seule en Chine et une seule en Amérique du Sud, lisez-le.

La politique officielle est documentée dans les RFC 8718 et RFC 8719. Ce nouveau RFC 9712 vise à détailler ces RFC et à expliquer certains points, d'autant plus que des choses ont pu changer depuis ces RFC (écrits avant la pandémie de Covid-19…). Pas de changements radicaux de la politique, surtout des clarifications (la section 2 de notre RFC les résume).

Ainsi, le RFC explique que ce sera toujours l'IASA (IETF Administration Support, RFC 8711), qui décidera, pas l'IETF dans son ensemble. Il y a déjà eu des cas d'enthousiasme de l'IETF pour un lieu de réunion… qui ne se traduisaient pas par un grand nombre de participants, bien au contraire (je me souviens que ce fut le cas de la réunion de Buenos Aires).

Le RFC 8718 énonçait que les hôtels devaient être « proches » du lieu de la réunion. Certains avaient interprété cela comme imposant un seul lieu (la one-roof policy). Notre nouveau RFC clarifie donc que « proche » veut dire « moins de dix minutes à pied », pas forcément sous le même toit.

L'IASA réservait traditionnellement un grand nombre de chambres dans les hôtels proches mais cela a toujours fait courir un risque financier en cas d'annulation, comme cela s'est produit pendant la pandémie de Covid-19. Depuis cette pandémie, les hôtels sont d'ailleurs bien plus prudents, demandant des paiements en avance. Bref, notre RFC n'impose plus de chiffre minimal de réservation, contrairement à ce que disait la section 3.2.4 du RFC 8718.

Une ancienne tradition disparait avec ce RFC : dans les réunions professionnelles d'informaticiens·nes, il y avait toujours une terminal room, ainsi appelée car elle était autrefois équipée de terminaux pour se connecter à ses ordinateurs distants. L'évolution de l'informatique fait que cette salle n'a plus de terminaux, mais juste tables, chaises et prises de courant. Désormais, elle n'est même plus obligatoire dans les réunions IETF (où on voyait de toute façon souvent des gens ouvrir leur ordinateur portable assis par terre dans le couloir, ou au bistrot d'à côté).